У всех дома есть пакет с пакетами, правда ведь? Забавная аналогия пришла мне на ум, когда я задумался о Google или Excel таблицах, которые используются для управления бизнесом.

В этих таблицах может быть всё: списки сотрудников, пароли от проектов, управленческий учет, OKR, KPI и т. д. В общем, всё, что можно представить в виде плоской таблицы, почти наверняка где-то уже используется.

Но в чем связь между пакетами и таблицами? В какой-то момент появляется таблица, которая становится «навигационной» — в ней содержатся ссылки на другие таблицы, их описание, цели и назначение. Это и есть наш «пакет с пакетами», только в формате таблицы с таблицами.

На первый взгляд, большое количество таблиц — не проблема, как говорится, цель оправдывает средства. Как показывает практика, довольно крупные компании спокойно с этим живут и не собираются отказываться. Однако появление такой «таблицы с таблицами» можно считать маркером того, что пора задуматься об автоматизации: возможно, стоит разработать новую систему с нуля или встроить существующие процессы в уже имеющуюся.

А что плохого в таблице с таблицами? Если пойти дальше, вы наверняка захотите построить отчетность на основе данных из этого набора таблиц. На первый взгляд, решение простое — создаём новую таблицу, строим сводную. Легко, не так ли? Но вскоре ситуация начнет напоминать снежный ком. Изменение в одной таблице может неконтролируемо затронуть несколько связанных таблиц, и вся цепочка распутывается с самого начала.

С другой стороны, автоматизировать процессы нужно как можно позже — тогда, когда это уже действительно необходимо. Когда это нужно было сделать вчера. Почему у меня такое мнение? Есть две ключевые причины:

1. Любая разработка, даже небольшое MVP, объединяющее 2—3 таблицы, со временем превращается в монстра, который учитывает всё и сразу.
2. Накладные расходы на разработку и поддержку таких решений значительно выше, чем при работе с таблицами.

Главное преимущество Google Таблиц — минимальные усилия на поддержку по сравнению с полноценной разработкой. Альтернативный подход — собрать всё в одну «супертаблицу» с кучей вкладок, связей и формул. Но и здесь есть технические ограничения: количество строк, столбцов, сложные формулы и т. д.

Когда количество вкладок переваливает за 10—15 штук, у вас появляется лист с навигацией. Всё возвращается к исходной точке — «пакету с пакетами».

Какие выводы? Используйте Google Таблицы аккуратно, чтобы не превращать их в зоопарк связанных сущностей. Автоматизируйте процессы постепенно, по мере возможности, избавляясь от лишних таблиц. Если есть возможность обойтись без новой таблицы и немного усложнить формулы в существующей — лучше сделайте так.

И ещё один совет: храните резервные копии. Скачивайте их локально или делайте бэкапы в формате Excel, на ПК или сервер. А ещё лучше — настроить автоматическую синхронизацию с Яндекс.Документами, VK или другими сервисами. Формулы, конечно, не сохранятся, но данные останутся в целости.