Давайте поговорим об управлении временем для менеджеров. Представьте, что вы капитан корабля, плывущего по широкому синему океану. Ваш корабль — это ваша команда, а бескрайнее море представляет время, которым вы располагаете каждый день.

Как капитан, ваша задача — безопасно провести корабль к острову сокровищ, который символизирует вашу цель на день.

Эта история очень похожа на работу менеджера, который должен вести свою команду к достижению целей, разумно управляя временем.

Что такое управление временем?

Управление временем похоже на видеоигру, где нужно выполнить задания до истечения времени.

Но в реальной жизни игра не заканчивается перед сном — она начинается заново на следующий день.

Хорошее управление временем помогает выполнять работу без спешки и стресса. Речь идет о планировании дня так, чтобы можно было и работать, и отдыхать, и развлекаться, ничего не упуская.

Почему управление временем важно для менеджеров?

У менеджеров особая работа. Они должны обеспечить, чтобы команда была довольна, работа выполнялась качественно и все было сделано вовремя.

Это как быть тренером спортивной команды. Тренер должен убедиться, что каждый игрок знает, что делать, и что команда выигрывает матч.

Если тренер хорошо управляет временем команды, они могут тренироваться, играть и отдыхать, не чувствуя чрезмерной усталости.

7 советов по управлению временем для менеджеров

1. Знайте, что нужно сделать

Первый шаг похож на составление списка покупок перед походом в магазин. Вы должны знать, что нужно купить, чтобы ничего не забыть.

Для менеджеров составление списка необходимых задач помогает не упустить ничего важного.

Мы любим думать, что наши списки дел эффективны, но в конце дня все равно чувствуем себя непродуктивными.

Принцип Парето, также известный как правило 80/20, гласит, что «20% ваших действий приносят 80% результатов». Другими словами, если у вас список из 10 дел, 2 из них будут стоить больше, чем остальные восемь.

Работа распределяется неравномерно, поэтому нужно сосредоточиться на том, что имеет наибольшее значение.

Ваш список дел должен отражать приоритеты и учитывать необходимые усилия.

Вот как применить принцип 80/20 к вашему списку дел:

1. Оцените усилия. Возьмите задачу и подумайте о количестве требуемых усилий. Оцените по шкале от 1 до 10, где 1 требует минимум усилий. Повторите для всех пунктов

2. Оцените влияние. Теперь рассмотрите потенциальные положительные результаты от каждой задачи. Оцените таким же образом, где 10 — максимальное влияние

3. Ранжируйте задачи. Разделите количество усилий на потенциальные результаты. Это ваш новый приоритетный рейтинг для более эффективного управления временем и увеличения результатов.

Задачи, которые дают наибольшие результаты с наименьшими усилиями, выполняются первыми.

Другие, требующие больше усилий при малых результатах, можно отложить или убрать из списка дел.

2. Составляйте план на день

Планирование дня похоже на составление карты сокровищ. Вы решаете, куда идти сначала, что делать дальше и как добраться до сокровища, которым является завершение работы.

Каждое утро менеджеры должны составлять план того, что они хотят сделать за день.

Используйте технику тайм-блокинга.

Слышали об Илоне Маске, Билле Гейтсе или Кэле Ньюпорте?

Да — все они используют тайм-блокинг. И делают это не потому, что им нравится раскрашивать ежедневники. Они выжимают максимум продуктивности из своих дней.

Недостаточно просто составлять списки дел и отчаянно пытаться их завершить. Это не придает вашим дням структуру или рутину. Списки дел не помогают сосредоточиться.

Нужно добавить важный элемент: время.

Задачи должны быть связаны со временем. Вы должны определить, когда задача будет выполнена и сколько времени она займет.

Тайм-блокинг — это метод объединения управления задачами и календаря. Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи для концентрации. Каждая задача вписывается в свой временной блок, не прерывая ничего другого.

Вот как закрепить временные блоки:

1. Сделайте временные блоки заметными. Используйте яркие цвета или заголовки. Заблокированное время должно бросаться в глаза при взгляде на планировщик

2. Поделитесь этим временем с командой. Когда окружающие знают о вашем расписании, они не будут отвлекать вас в это время. Так вы сможете сосредоточиться на задачах без лишних помех

3. Придерживайтесь плана. Сделайте это привычкой. Для этого придерживайтесь этих блоков как минимум 30 раз. Это станет ритмом вашей недели.

3. Разбивайте большие задачи на меньшие

Большие задачи могут пугать, как огромная гора сокровищ. Разбивка их на меньшие части делает их более управляемыми, как разделение сокровища на небольшие сундуки.

Разбивайте задачи максимально подробно. Я предпочитаю задачи, которые можно выполнить менее чем за 90 минут.

Используйте технику Помодоро при работе над задачами. Помните мое предпочтение задачам, которые занимают менее 90 минут? Это 3 цикла Помодоро.

Разделение больших задач на меньшие помогает оставаться на правильном пути и дает чувство достижения при выполнении каждого пункта. Это также облегчает поддержание фокуса и обеспечивает стабильный прогресс в достижении целей проекта.

4. Выделяйте время для почты и встреч

Почта и встречи похожи на знаки остановки на дороге. Они заставляют вас приостановить работу. Менеджеры должны решить, когда проверять почту и проводить встречи, чтобы не слишком часто прерывать работу. Например, можно проверять почту утром, проводить встречи в середине дня и затем спокойно работать во второй половине дня.

Например:

Обработка почты — это просто еще одна задача (повторяющаяся). «Окна» для почты — это отрезки времени для обработки писем.

У меня есть три «окна» для пакетной обработки почты:

• После выполнения самой важной задачи дня. Обычно это около 11 утра

• После обеда. Уровень энергии немного ниже, поэтому это идеальное время для неглубокой работы

• Перед окончанием рабочего дня. Это гарантирует, что ничего не упущено перед завершением работы

В течение этих окон я сосредотачиваюсь на выполнении 1 из 6 возможных действий с каждым сообщением:

1. Ответить. Если письмо требует немедленных действий и я могу ответить быстро

2. Архивировать. Если больше ничего делать не нужно

3. Добавить в календарь. Для встреч и событий, привязанных ко времени

4. Добавить в менеджер задач. Когда письмо содержит задачу

5. Отправить в приложение для заметок. Для информации, которую хочу сохранить для будущего использования

6. Отправить в приложение «Прочитать позже». Для информации, которую хочу обработать позже

Я достигаю нулевого inbox каждый день. Если в письме есть задача, я добавляю ее в список дел.

Если это что-то важное, я добавляю это прямо в календарь со ссылкой на письмо.

5. Учитесь говорить «нет»

Умение говорить «нет» — это навык. Мы начинаем с ограниченного опыта, но можем улучшить его со временем. В книге «Эссенциализм: Путь к простоте» Грег МакКеон предлагает семь эффективных способов сказать «нет»:

1. Неловкая пауза. Когда просьба поступает лично, сделайте паузу и посчитайте до трех перед тем, как принять решение. Или просто подождите, пока другой человек заполнит пустоту

2. Мягкое «нет» (или «нет, но»). Объясните, что сейчас вы сосредоточены на других вещах, но будете рады встретиться, когда закончите с ними

3. «Дайте мне проверить календарь и вернуться к вам». Это даст вам время остановиться и оценить свои приоритеты. Верните контроль над своими решениями, вместо того чтобы спешить сказать «да»

4. Используйте автоответы на почту. Почему ограничивать автоответы только праздниками? Научите других уважать вашу продуктивность, работу и время, используя автоматический ответ

5. Укажите, что вы готовы сделать: например: «Вы можете взять мою машину. Я готов обеспечить, чтобы ключи были здесь для вас». Делая это, вы также говорите, что не сможете подвезти человека, но формулируете это с точки зрения того, что вы готовы сделать

6. Я не могу это сделать, но X может быть заинтересован». Соблазнительно думать, что наша помощь уникально бесценна, но часто людям, запрашивающим что-то, все равно, кто им поможет — главное, чтобы они получили помощь

6. Делайте перерывы

Перерывы похожи на паузу в фильме, чтобы сходить за попкорном. Это дает небольшой отдых, чтобы лучше наслаждаться фильмом.

Менеджеры должны делать короткие перерывы в течение дня, чтобы дать отдых мозгу. Это помогает лучше думать и работать быстрее, когда они возвращаются к работе.

Мы ассоциируем перерывы со временем, которое могли бы потратить на работу. Ничто не может быть дальше от истины.

Ваш мозг рассчитан на работу на пике производительности только в течение ограниченного времени.

После 90 минут интенсивной мозговой активности вы должны отдохнуть. Иначе вы заставляете свое тело работать, когда оно превысило свои пределы.

Другими словами: Вашему мозгу нужен отдых между периодами сосредоточенной работы.

Я делаю два типа перерывов:

1. 10-15 минутный перерыв, двигаюсь, иду за кофе и т. д.

2. Более длительный 20-30 минутный перерыв, когда я полностью отключаюсь от работы

7. Анализируйте свой день

В конце дня подумайте о том, что вы сделали, как при просмотре повтора игры. Все ли прошло по плану? Что можно сделать лучше завтра?

Менеджеры должны задавать себе эти вопросы, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

Для моего ежедневного обзора я записываю 2-3 достижения дня. Это может быть что угодно:

• Выполнение важной задачи

• Получение нового клиента или проведение отличной встречи

Затем я проверяю свой календарь на следующий день и корректирую его при необходимости. Весь этот процесс занимает не более 5-10 минут.

Управление временем для менеджеров

Управление временем для менеджеров — это умение быть хорошим капитаном своего дня. Оно помогает выполнять работу, направлять команду и при этом находить время для отдыха.

Следуя этим советам, менеджеры могут плавно проходить через свои дни, обеспечивая успех и удовлетворенность команды:

1. Знайте, что нужно сделать. Расставляйте приоритеты в списке дел, используя принцип Парето

2. Составляйте план на день. Используйте тайм-блокинг, чтобы связать задачи со временем

3. Разбивайте большие задачи на меньшие. В идеале, задачи должны выполняться за 90 минут или меньше. Используйте технику Помодоро

4. Выделяйте время для почты и встреч. Используйте «окна» для пакетной обработки почты

5. Учитесь говорить «нет». Используйте один из 7 эффективных способов сказать «нет»

6. Делайте перерывы. Вашему мозгу нужен отдых между периодами сосредоточенной работы. Планируйте их, если необходимо

7. Анализируйте свой день. Записывайте 2-3 достижения дня

Помните, каждый день — это новое приключение, и хорошее управление временем делает его успешным.